In 5 stappen van sponsorstrategie naar activatie met live communicatie
In 5 stappen van sponsorstrategie naar activatie met live communicatie
Als ervaren, zakelijke dienstverlener met een historie in zowel reis- en eventlogistiek als corporate hospitality rondom belangrijke sportevenementen, is het onze drijfveer om complexe sponsoractivatietrajecten te ontrafelen en de sponsorstrategie van
onze opdrachtgever te vertalen naar een concreet live activatieplan. Dit leidt tot programma’s waarin elke doelgroep de aandacht krijgt die ze verdient, met een goede balans tussen de zakelijke boodschap enerzijds en sport- en lokale beleving anderzijds. Hiermee wordt het maximale resultaat uit de investering gehaald.
Mede dankzij onze ervaringen als partner van NOC*NSF, official hospitality agency van de Common Wealth Games en de Volvo Ocean Race editie 2017-18, hebben wij een methodiek ontwikkeld die inzicht én concrete handvatten voor implementatie verschaft. De methode bestaat uit 5 stappen.
De 5 stappen
Zo gaan wij te werk!
In deze fase ligt onze toegevoegde waarde op het gebied van toetsing en doorvertaling van de sponsorstrategie naar “live” activaties. Denk hierbij concreet aan:
• Haalbaarheidsanalyse van gestelde doelen o.a. op basis
van budget en planning
• Stakeholder involvement; bepalen van primaire stakeholders en toetsen
of ze zijn aangehaakt
• Connectie met organisator, (sport) comité en/of rechtenhouder van het evenement
• Content wensen & opties; welke beleving wil je gasten bieden
• Logistiek; dominante rol bij grootschalige events
• Bestemmingsexpert voor een onvergetelijke gastbeleving
• Venue & accommodation sourcing
• Lokale leveranciers zoeken en screenen
Wanneer de wensen en doelen van jou als opdrachtgever in kaart zijn gebracht, begint de scheppende fase. Hier wordt alle informatie samengebracht om zo een creatief concept te ontwikkelen.
• Program design; op basis van de kernwaarden van jouw organisatie,
merkstrategie, doelstellingen en de analyse van de bestemming creëren we een programma dat een indruk geeft van hetgeen een gast gaat beleven
• Guest experience; doorvertaling van de totale gastbeleving pre, on & post event (bijv. uitnodiging, registratie, onsite communicatie en evaluatie)
Zodra het conceptprogramma is afgestemd en goedgekeurd, vindt de vertaling naar concrete hospitality programma’s per doelgroep plaats.
• Definiëren hospitality packages
• Go-to-market plan
• Doelgroepen en stakeholders enthousiasmeren
• Lokale leveranciers; briefen en contracteren
"I would completely recommend the 5-step methodology offered by ATPI Sports Events and the cooperation we received while working on the Volvo Ocean Race 2017-18.
We were very happy with the results and were impressed by ATPI's experience and eye for detail"
- Cristina Fernandez Rue, marketing Vestas
Operational excellence: onsite event management, logistiek, ticketing.
- Team structure & communicatie: vaste ATPI contactpersoon pre, on & post event
- Draaiboek & briefings
- Calamiteitenplan
- Crew & hostesses
- COVID-19 management
- Duty of Care protocol
Bij sponsoring is er vaak sprake van herhalende evenementen. Looptijden variëren per seizoen, gedurende het evenement of per jaar.
Denk aan de diverse stops van de Volvo Ocean Race of Formule 1 races. Hier heeft het écht zin te investeren in evaluatie, data analyse en gastbeleving om de sponsoractivatie te optimaliseren.
• Data analyse
• Evaluatie met opdrachtgever
• Toetsen gastbeleving
“I know I can fully rely on ATPI Sports Events to deliver. They have earned my trust many occasions" - Steven Biester, Manager Global Marketing, Brunel
