Digital events: relevant en toekomstbestendig (teaser)
In een tijd waarin digitalisering zich blijft ontwikkelen en bedrijven duurzame overwegingen maken, is het voor (internationale) merken een uitkomst om een
Digital events
Relevant en toekomstbestendig
Digital events
In een tijd waarin digitalisering blijft groeien en bedrijven duurzame overwegingen maken, is het voor (internationale) bedrijven een uitkomst om een event online te organiseren. Onderzoeksbureau Gartner verwacht zelfs dat in 2024 nog maar een kwart van alle zakelijke events offline plaatsvindt, waar dat in 2019 nog 60% was.
ATPI ziet digital events als een goede oplossing naast fysieke events. Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben digital events een enorme vlucht genomen. 'Gecancelde B2B events zoeken massaal naar online alternatieven', zo luidt een kop van Adformatie uit maart 2020.
'Voor veel bedrijven is een digital event een uitkomst'
Opmerking: deze presentatie is het beste zichtbaar in Google Chrome
Waarom kiezen voor een digital event?
De voordelen en plan van aanpak
Waarom kiezen voor een digital event?
Een digital event heeft verschillende voordelen:
- Een digital event heeft een belangrijk internationaal aspect: het kan relatief eenvoudig op meerdere data/tijden worden gepland, zodat gasten uit alle regio's van de wereld kunnen deelnemen
- Een digital event levert veel data op. Hiermee vergroot je het succes van je events
- Een digital event geeft de mogelijkheid om een rijke guest experience te creëren middels diverse content
Bepaal hoe jouw digital event eruit ziet
Om jouw ideale event vorm te geven is het belangrijk om doelstellingen scherp te hebben
Een digital event kan geheel naar eigen inzicht worden gecreëerd, bijna alles is mogelijk. Maar niet alles past bij het doel wat jij voor ogen hebt; een groots event met entertainment, live muziek en studio opnames is misschien niet wat je zoekt als je een management update wilt doen. Daarom gaan wij samen met jou bepalen hoe jouw digital event eruit ziet.
Heb je bijvoorbeeld al nagedacht over onderstaande vragen:
- Welke doelgroep(en) wil je bereiken?
- Is de doelgroep bekend/gewend met een online omgeving?
- Wat zijn de demografische eigenschappen van jouw gasten?
-
Wat zijn de gewoontes van jouw gasten?
-
Welk time frame werkt het beste?
-
Welke ervaring wil je jouw gasten geven?
-
En belangrijk: wat is het voornaamste doel van het digital event?
Standard, Premium of Enterprise event
Zo kan jouw digital event eruit zien!
Zo kan jouw digital event eruit zien!
Welk type digital event past eigenlijk het beste bij jouw doelstellingen? Op de volgende pagina hebben wij voorbeelden van digital events uitgelicht. Vooraf geven wij advies op vragen als:
- Welk online platformen kan ik inzetten?
- Wil ik interactie met mijn gasten?
- Welk digital event past het beste bij mijn doelstellingen?
- Hybride event (combinatie tussen fysiek en digital event)
- Livestream
- Webinar (vaak van te voren opgenomen)
- Vanaf welke locatie wil ik filmen?
- Zo kun je het event opnemen in een studio, op een mooie externe locatie of op kantoor.
ATPI's Sandy Knauer, Senior Project Manager Communications, vertelt:
"Bij de voorbeelden van digital events maken wij onderscheid tussen een Standard, Premium en Enterprise event. Het belangrijkste verschil tussen deze events is de hoeveelheid en diversiteit aan content.
Wij hopen met deze voorbeelden te inspireren zodat jij de juiste keuze kan maken. Natuurlijk geven wij maar al te graag advies."
Standard event
Stel je voor: je introduceert een nieuw systeem binnen jouw bedrijf. Dit wil je natuurlijk onder de aandacht brengen! Een Standard digital event is hier zeer geschikt voor. Dit type event duurt circa 60 minuten en kun je beschouwen als 'kort maar krachtig'.
- Welkom & introductie (10 min)
- Uitleg nieuw systeem (30 min)
- Beantwoorden van vragen (10 min)
- Wrap up (10 min)
Niet alleen voor het introduceren van een nieuw systeem is een Standard event geschikt. Wij raden dit type digital event ook aan voor bijvoorbeeld management updates, trainingen of presentaties.
STANDARD EVENT
Duur: circa 60 minuten
Aantal gasten: 10+
Programma: bestaat uit een hoofdthema, ondersteund door een presentatie.
Specificaties:
- Inrichting platform
- Uitnodigen en registreren gasten
- Coördinatie beheer posts en polls
- Coördinatie evaluatie
- Productie wrap-up video
Optioneel:
- Content creatie/invulling
- Aankleding/design event (denk aan visuals, banners)
Ik ben nieuwsgierig
'Een Standard event is kort maar krachtig'
Premium event
Een Premium event duurt circa 2 uur en bevat meer contentblokken. Waar tijdens een Standard event vooral een boodschap gezonden wordt, staat bij dit type event de interactie met gasten centraal. Zo kunnen gastsprekers worden uitgenodigd en paneldiscussies worden gehouden. Een Premium event is bijvoorbeeld geschikt voor een symposium of een jaarlijkse medewerkersbijeenkomst.
- Welkom & introductie (10 min)
- Talk over het hoofdthema dmv presentatie (20 min)
- Sessie 1: paneldiscussie over specifiek thema (20 min)
- Pauze met muziek of polls (15 min)
- Eén of twee workshops door sprekers (20 min)
- Interactieve sessie met sprekers dmv vragen (20 min)
- Virtuele drinks & bites; netwerkmoment (15 min)
PREMIUM EVENT
Duur: circa 2 uur
Aantal gasten: 30+
Programma: bestaat uit hoofdthema met subcategorieën, verschillende typen content
Specificaties:
- Inrichting platform
- Uitnodigen en registreren gasten
- Regelen van interactieve content; o.a. gastsprekers en panelgroepen
- Coördinatie beheer posts en polls
- Coördinatie evaluatie
- Productie wrap-up video
Optioneel:
- Content creatie/invulling
- Aankleding/design event (denk aan visuals, banners)
Ik wil meer weten
Enterprise event
Wil jij een digital congres of festival organiseren? Dan is een Enterprise event wat voor jou. Een Enterprise event komt het dichtst bij een fysiek event in de buurt. Zo krijgen gasten een overview van het programma en een gift thuisgestuurd. Het draait hier om de gehele guest experience!
- Pauze (15 min)
- Interactieve sessie met sprekers door vragen (20 min)
- Virtuele drinks & bites; maak je eigen cocktail en netwerk (20 min)
- Cocktailrecept en ingrediënten als gift thuis geleverd -
Ik wil een offerte
ENTERPRISE EVENT
Duur: langer dan 2 uur, mogelijk verdeeld over meerdere dagen
Aantal gasten: 50+
Programma: bestaat uit hoofdthema met subcategorieën, verschillende typen content. Diverse contentblokken.
Specificaties:
- Inrichting platform
- Uitnodigen en registreren gasten
- Regelen van meerdere interactieve contentblokken
- Voorbereiding script / inhoud met spreker(s)
- Coördinatie beheer posts en polls
- Coördinatie gifts en evaluatie
- Productie wrap-up video
Optioneel:
De rol van ATPI als regisseur
Wat kunnen wij voor jou betekenen?
In 5 stappen een succesvol digital event
Hopelijk ben je inmiddels behoorlijk enthousiast om een digital event te organiseren! Jouw digital event komt tot stand door middel van ons 5 stappenplan.
ATPI's Ingrid Guépin, Special Projects Manager: 'Zie ons als een onafhankelijk consultancy bureau'
Er komt veel kijken bij het totstandkomen van een digital event
Ingrid: "Denk niet alleen aan een geschikte locatie om te livestreamen, maar ook aan bijvoorbeeld een registratietool voor gasten en de creatie van verschillende typen content. Bijvoorbeeld sprekers, workshops of een productpresentatie. Kijken je gasten vanuit huis mee, of komen ze bijeen op verschillende fysieke locaties? En dan tot slot; voor welk type digital event kies je dan? Een hybride event, livestream of een webinar?".
ATPI beschikt over praktische, operationele kennis en begrijpt het online medium
"Wij vertalen jouw wensen naar jouw ideale digital event. Zie ons op dit gebied als een onafhankelijk consultancy bureau. Door onze jaren ervaring binnen events hebben wij een groot netwerk opgebouwd waardoor wij jou het beste kunnen adviseren en begeleiden. Wij zien onszelf als de overall regisseur."
