Digital Event: Dag van de Event Manager
Case Study
Dag van de Event Manager
De Glazen Bol
Ons eerste eigen digital event is een feit: tijdens de Dag van de Event Manager op 30 juni 2020 hebben wij - in samenwerking met FX Agency - een geslaagd digital event neergezet. In deze case study zullen wij je een kijkje achter de schermen geven. Ook staan we stil bij de voorbereidingen: wat komt er nou allemaal kijken bij een digital event? Geloof ons: genoeg.
Thema
Voor de 2020-editie van de Dag van de Event Manager hebben wij ‘De Glazen Bol’ als thema omarmd. Niemand kon de toekomst voorspellen, zeker niet met de toenmalige uitdagingen. Daarom was het interessant om met vakgenoten uit verschillende branches te discussiëren over nieuwe ontwikkelingen en trends. Welke veranderingen ervaarden zij binnen hun expertise? Vanaf 1 juli werden enkele coronamaatregelen versoepeld en ontstond er voor events meer ruimte voor uitvoering. Hoe gaat de eventbranche in de praktijk zorgen voor een veilige omgeving en succesvolle events?
Tijdens het twee uur durende interactieve digital event konden kijkers zich laten inspireren door bekende sprekers en branchegenoten.
Over de Dag van de Event Manager
In 2018 lanceerden wij met veel succes de Dag van de Event Manager. Normaal gesproken vindt deze dag op 21 juni plaats: de langste dag van het jaar waarop Event Managers na maanden hectiek even op adem kunnen komen. Aangezien deze datum dit jaar in het weekend viel en wij branchegenoten deze dag niet wilden onthouden, besloten wij om de Dag van de Event Manager op dinsdag 30 juni te vieren.
Het programma & voorbereidingen
Benieuwd hoe het er achter de schermen aan toeging?
Behind the scenes
Van content tot creatie
Bij een digital event komt veel kijken, meer dan je denkt. Met een kleine projectgroep gingen wij aan de slag om stap voor stap het event vorm te geven.
Digital event in 5 stappen
- Het begon allemaal bij de strategie: doelen, themakeuze en type digital event werden bepaald.
- Vervolgens was het tijd om content te creëren; je wilt dat men afweet van jouw event. Denk aan content voor onze klantendatabase en sociale mediakanalen. Ook gingen onze Project Managers aan de slag met het ontwikkelen van het programma.
- Nadat het gehele programma vaststond was het promoten van het event belangrijk. Zo werd er een event website met o.a. registratie en programma-info gebouwd. Ook over de guest experience van onze kijkers moest worden nagedacht. Hoe houd je je kijkers betrokken bij het event? Dit deden wij door middel van email flows en het kiezen voor een interactief event met chatfunctie. Verder konden kijkers tijdens het event hun favoriete Event Manager nomineren voor een borrelbox.
- Show-time! Tijdens het digital event behielden wij samen met onze digital partner de regie.
- Na het event hebben wij aan onze kijkers gevraagd of ze een survey wilden invullen. Ook hebben wij ze een aftermovie toegestuurd.
Het programma
Het digital event vond plaats in De Lik (de oude gevangenis) in Utrecht. De gymzaal was omgetoverd tot een opnamestudio.
De taak van moderator van het digital event nam de ervaren en energieke Wendelien Wouters op zich. Door middel van haar vlotte stijl gaf ze de kijkers thuis, voordat ze de studio binnenliep, een korte tour door de gevangenis. Hiermee was er continu interactie mogelijk tussen de kijkers en de studio. Ze stelde onze gastspreker Christine voor en was voorzitter van de paneldiscussie. Kortom: ze diende als de rode draad van het verhaal.
Na de introductie gaf Wendelien het woord aan onze gastspreker Christine Boland (trendanalist). Met haar talk 'Hack the perspective' legde ze uit hoe de wereld momenteel op zijn kop staat. De coronacrisis stelt ons namelijk voor ongekende uitdagingen.
Daarna was het tijd voor de paneldiscussie over de toekomst van events. Hieraan deden Maarten Schram (Managing Director IDEA), Niels Janssen (Founder FX Agency), John Bergmann (Client Services Manager ATPI) en Christine mee. Zowel tijdens de talk van Christine als de discussie konden kijkers via de chat vragen stellen.
Tijdens de break konden kijkers hun favoriete Event Manager nomineren. Uit de genomineerden zijn drie prijswinnaars gekozen: zij kregen thuis een borrelbox toegestuurd.
Verder boden wij enkele gelukkige gasten een uniek kijkje achter de schermen aan. Hoe werkt het nou allemaal met de camera's en techniek, het beheer van de chats en wie zijn er allemaal op de werkvloer aanwezig? Een beperkt aantal klanten was als publiek aanwezig.
10:15 uur: Lobby open
10:30 uur: Welkom door Wendelien
10:35 uur: 'Hack the perspective' door Christine Boland
11:00 uur: Break
11:15 uur: Paneldiscussie
11:45 uur: Afsluiting (met prijsuitreiking)
Neem zelf een kijkje achter de schermen! >>
Trots kunnen wij vertellen dat wij dit digital event binnen 1,5 maand hebben neergezet
'Bepaal eerst de content en vervolgens het digitale platform dat er het beste bij past'
Ongeveer 200 branchegenoten hebben naar ons digital event gekeken! Hard work pays off!
Waar je nog meer aan moet denken
Ook tijdens dit digital event hielden wij natuurlijk rekening met de geldende richtlijnen rondom COVID-19. Dit betekende...
- ... dat er maar maximaal 30 personen, inclusief de cast & crew, aanwezig mochten zijn.
- ... dat de ruimte groot genoeg moest zijn om 1,5 meter afstand van elkaar te kunnen behouden.
- ... dat wij op verschillende punten op de locatie desinfecterende handgel hebben neergezet en mondkapjes, handschoentjes en een voorhoofdthermometer aanwezig waren.
- ... dat alle aanwezigen bij aankomst een aantal corona-vragen moesten beantwoorden.
Fun fact: het digital event is compleet online georganiseerd; vooraf hebben we elkaar niet face-to-face gesproken
Wat kost nou zo'n digital event?
Good to know: houd in gedachte dat een digital event al gauw qua kosten in de buurt komt van een live event. Een indicatie van de kosten van een digital event als deze ligt tussen de 30.000 en 35.000 euro.
Tips van onze Project Managers:
"Een goede voorbereiding en een duidelijk afgestemd script zorgen ervoor dat alle sprekers tot hun recht komen op de dag van het event"
"Het is belangrijk om zowel een moderator voor content als voor de technische vragen van te voren aan te wijzen"
"Ga altijd op zoek naar de ideale balans in je event, tussen zenden en interactie, waarbij je rekening houdt met zowel je digitale als live publiek"
ATPI & Digital Events
Wij zijn nog steeds aan het nagenieten van dit mooie event. Heb jij het gemist en ben je nieuwsgierig geworden? Kijk hieronder de aftermovie! Benieuwd naar de hele talk van Christine of de paneldiscussie? Je kunt het hele digital event hier terugkijken. Enjoy!
Maarten Schram (IDEA) en John Bergmann (ATPI)
Christine Boland (trendanalist en consultant)
Wil je zelf ook een digital event organiseren maar weet je niet waar je moet beginnen? Geen nood! Wij nemen de regie in handen en helpen jou door het hele proces heen, van briefing tot eindresultaat. Laat je gegevens achter en we nemen snel contact met je op.
Ik wil meer weten
